（目的）
第１条 この規程は、一般社団法人わの会(以下「当社団」という。)における文書の取扱いについて定め、事務を効率的に処理することを目的とする。

（定 義）
第２条 この規程において、社団文書とは、官報、白書、新聞、書籍その他不特定多数の者に頒布又は販売することを目的として発行されるものを除く、当社団の役員、評議員又は職員が業務上取扱う文書、図面又は電磁的記録(電子方式、電磁方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む)であって、当社団が保有しているものをいう。

(事務処理の原則)
第３条 当社団の事務は、軽微なものを除き、文書により処理するものとする。
２ 前項の規程に基づき文書によらないことができる場合を除き、文書によらない事務を処理したときは、遅滞なく当該事務の内容の文書を作成及び保管し、事後に支障を来さないようにしなければならない。

(取扱いの原則)
第４条 当社団文書の取扱いは、責任の所在を明らかにして正確かつ迅速に行うとともに、
取扱に係る当社団文書を常に整理し、その所在を明らかにしておかねばならない。

(総括文書管理者)
第５条 当社団に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、事務局長とする。
３ 総括文書管理者は、当社団文書の管理に関する事務の総括を行う。

(文書管理担当者)
第６条 当社団の事務局に文書管理担当者を置く。
２ 文書管理担当者は、事務局長が任免する。
３ 文書管理担当者は、当社団文書の受付、配布、回付、整理及び保存に関する事務を行う。

(決済手続き)
第７条 文書の起案は、事務局規程に定める各部において行うものとする。
２ 前項の規程により起案した文書(以下「起案文書」という。)は、理事の職務権限規程
別表の区分に応じ、これに定める決裁権者の決済を受けるものとする。
３ 起案文書は、「伺書」の様式(別紙様式 1)を用いて決済手続きを執るものとする。
４ 前項に定めるところにより事務局長以上の者の決済を経た起案文書については、事
務局において作成する「伺書台帳」(別紙様式 2)に編綴して保管する。伺書台帳には、
編綴に係る起案文書のタイトル、担当部署、申請月日を記載する。

(受信文書)
第８条 当社団が受信した文書(以下「受信文書」という。ただし、関連事案が軽微なもの
は除く)は、文書管理担当者において受け付けるものとし、文書管理担当者以外の者が受
信文書を受け取ったときは、速やかに文書管理担当者に回付しなければならない。
２ 文書管理担当者は、受信文書に受付印を押印する。ただし、公文書の原本等、押印
することが適当でないものについては、適宜、受付印を押印した書類を添付するな
ど等の方法により対処する。
３ 前項の規程により受付印を押印した受信文書については、年度ごとに一連番号を付
して文書受信簿(別紙様式３)に登録する。
４ 受信文書の番号は、毎年４月に起き、翌年３月３１日に止める。

(外部発信文書)
第９条 当社団が外部に発信する文書(以下「発信文書」という。ただし、関連事案が軽微な
ものは除く。)は、理事の職務権限規程により、これに定める決裁権者の決済を受け
て発信する。
２ 発信文書については、原則として文書発信番号及び日付を記載し文書発信簿(別紙様式 4)に登録する。
３ 前項の規程により発信文書に記載する文書発信番号は、年度ごとの一連番号とする。

(整理及び保管)
第１０条 当社団文書の整理及び保管は、この規程に別途定める場合を除き、原則として当該社団文書に係る業務を行う部署において行う。

(保存期間)
第１１条 当社団文書の保存期間は、別表の文書保存期間基準表による。ただし、関係法規
により保存期間が定められているものは、当該法規の規程に従う。
２ 前項の保存期間は、当該社団文書の処理が完了した事業年度の翌事業年度から起算する。

(廃 棄)
第１２条 保存期間を経過した当社団文書は廃棄する。ただし、理事長または事務局長が
引続き保存する必要があると認めたものはこの限りではない。

(改 廃）
第１３条 この規程の改廃は理事会の議決による。

付則

本規則は、令和２年８月１９日より施行する。